毎月の給与計算事務には一連の流れがあります。
大まかには人事情報の収集、労働日数・労働時間の集計、給与計算、給与
支給明細書の作成、給与の支払、社会保険料・税金の納付です。
それぞれの内容を確認していきましょう。
Ａ．毎月行なう給与計算の定例事務
１．人事情報を収集する。
人事情報の収集は、給与計算上欠かすことの出来ない大切な作業です。
作業の内容は、その月の給与締切日までに従業員の入社、退社、転勤、
結婚、出産、死亡などに関する情報を収集し、データとして管理します。
給与計算の基本となるデータですから、間違いがあってはなりません。
従業員の数が多い場合や出入りの激しい会社では特に注意が必要です。
また、3,4月は従業員の入退社の多い時期ですので、データの管理は確実
に行ないましょう。
２．労働日数、労働時間数を集計する。
人事情報を整理し、給与締切日になったら、出勤簿やタイムカードから労働
日数、労働時間の集計をします(タイムカードの打刻忘れや二重打刻は、
従業員本人に確認しましょう）。
ここで重要なのは、時間外労働の時間数や欠勤、遅刻、早退、パートタイマ
ーやアルバイトの労働時間の集計です。
細かい部分までしっかりチェックして、正確な集計をしましょう。
３．給与計算、給与支給明細書を作成する。
集計した人事情報や労働日数、労働時間数をもとに給与計算をします。
｢就業規則」｢給与規定」｢出勤簿やタイムカードから集計したデータ｣を参考
にして、従業員各人の総支給額及び各種の控除額を算出し、その差し引き
支給額を算出します。
以上の計算の明細を「給与支給明細書」の各項目に記載し、給与支払日に
給与とともに各従業員に配布します。
明細書は2通作り、別の1通は会社の控とします。
４．給与を支払う。
給与の支払方法は、現金もしくは銀行振り込みです。
最近では銀行振り込みで支給する会社が多くなっています。
その手続は、給与支給日の3,4日前までに給与データを書面や電子データ
で銀行に送付します。
銀行との打合せが必要となります。
５．社会保険料、税金を納付する。
社会保険料(健康保険料、厚生年金保険料、介護保険料）は、その月の
各従業員の給与から控除した社会保険料に会社負担分を加え、毎月月末
までに納付します。
社会保険の加入期間は入社した日の属する月から、退職の日の属する月
の前月までです。
保険料を入社月から回収する場合と、入社の翌月からとする場合は退社の
時の最終回収月が異なってきますので、確認が必要です。
源泉徴収した所得税や住民税は毎月翌月10日までに税務署および市町村
役場へ納付します。
Ｂ．毎年行なう給与計算の定例事務について
１．給与支払報告書の提出
前年度中に支払った給与について｢給与所得の源泉徴収票」を3枚作成し
ます。
1枚は給与所得者本人に渡しますが、残りの2枚は報告書を提出する年の
1月１日現在、給与所得者本人が住んでいる市町村へ、「給与支払報告
書(総括票）」とともに１月３１日までに提出します。
２．給与所得者の扶養控除等(異動）申告書の受理
社員一人ひとりから、１月分の給与支払日の前日までに、その年の「給与
所得者の扶養控除等(異動）申告書」を提出してもらいます。この申告書に
基づいて月々の所得税の源泉徴収税額を算出します。
３．労働保険料年度更新事務
労働保険の保険料の申告納付を５月２０日までに行ないます。
４．住民税の特別徴収税額の改定
住民税の特別徴収額は６月より改定します。
住民税は原則として前年１年間の所得に対する税額を６月から翌年５月
まで１２回に分けて徴収しますが、端数処理の関係で６月分は他の月より
多いことがあります。
５．標準報酬月額の定時決定
健康保険(介護保険）、厚生年金保険の保険料の額の決定は、毎年7月
1日から7月10日の間に｢報酬月額算定基礎届」を社会保険事務所へ提出
することで行なわれます。これを標準報酬月額の定時決定といいます。
６．標準報酬月額の随時改定
定時決定された保険料の額は9月から翌年8月まで変わりませんが、その
間に昇(降）給が行なわれ、その後3ヵ月間の給与を平均した額が標準
報酬月額表の等級で2段階以上変動した場合は、昇（降）給の月から4ヶ
月目にその等級の標準報酬月額に改定されます。
７．賞与の計算
会社の業績や個人の評価結果から決定された支給額を、就業規則や
給与規定にしたがって算出し健康保険、厚生年金保険、介護保険、雇用
保険の保険料や所得税など控除額を算出し、差し引き支給額を算出しま
す。
８．賞与の支給
賞与の支給時期は会社によって異なりますが、夏と冬の年2回が多い
ようです。
賞与を支給したら社会保険事務所へ「健康保険・厚生年金保険賞与支払
届」を提出します。
９．年末調整
1年間の給与支払ごとに徴収された源泉徴収税額の合計と、1年間の正確
な所得税額を清算し、差額を還付もしくは不足額の徴収することを年末
調整といいます。
